Chaque acteur lié à votre entreprise a des idées : les clients, les employés, les partenaires… Et ces idées peuvent vous permettre d’optimiser vos performances, d’où l’importance de les collecter et de les exploiter. Il s’agit du Système de Management des Idées (SMI) qui est un processus efficace et transparent. Il garantit des résultats tangibles sur le long terme et permet de valoriser l’engagement des membres de votre entreprise. Découvrez comment établir un Système de Management des Idées dans votre entreprise.
Le Système de Management des Idées ou SMI, qu’est-ce que c’est ?
Le Système de Management des Idées fait partie intégrante du processus d’innovation d’une entreprise. C’est une solution visant à organiser et faciliter le cycle de vie de toutes les idées. C’est donc un excellent moyen d’engager et de valoriser tous les acteurs et de saisir l’ensemble des opportunités qui se présentent à tous les niveaux de l’organisation.
Comme le souligne ce dossier sur le SMI, le Système de Management des Idées est un processus systématique de stimulation, de création, de collecte et d’évaluation de nouvelles idées et de leur déploiement. L’objectif étant d’assurer une amélioration continue. De cette manière, l’entreprise peut exploiter au mieux le capital humain.
Les acteurs du Système de Management des Idées
Les profils concernés par le Système de Management des Idées sont nombreux, et les salariés sont en tête de liste. Mais ils ne sont pas les seuls :
- Les clients : ils sont les utilisateurs du produit et ont des expériences précieuses à exploiter.
- Les fournisseurs : ils ont un regard différent du marché et peuvent vous aider à élargir vos offres et repérer des opportunités.
- Les sous-traitants : ils participent à la production de biens et disposent d’une double expertise : celle liée à vos offres auxquelles ils participent et l’expertise relative à d’autres activités.
- Les autres partenaires : il s’agit des acteurs impliqués dans la vie de l’entreprise : investisseurs, consultants, avocats… Ils possèdent également une expertise et des perspectives différentes sur le marché.
Parmi les acteurs concernés par le Système de Management des Idées, on peut aussi citer les équipes chargées de l’évaluation des idées, la gestion des projets et le suivi. Elles sont généralement composées de différents profils aux compétences diverses.
Les avantages d’un SMI
Les avantages du Système de Management des Idées sont nombreux et variés.
Avoir plus d’idées
Les meilleures idées peuvent provenir de n’importe où. En réalité, l’effacement de la hiérarchie dans la création d’idées est souvent utile pour laisser place à de nouvelles opportunités. Le Système de Management des Idées permet d’extraire des idées de tous les coins de l’entreprise à travers des outils dédiés et d’évaluer équitablement chacune d’elles. Il peut également inciter les employés à passer d’une résolution réactive à une résolution proactive des problèmes au niveau des départements, des fonctions et des processus d’entreprise.
Identifier les projets intéressants
Il faudra gérer en permanence le flux d’informations afin de définir les priorités, le budget et les ressources et de veiller à ce que votre équipe se focalise sur les bons projets. Le Système de Management des Idées permet d’avoir la certitude que les idées sont évaluées en fonction de critères pertinents et jugées de manière équitable.
Créer des processus reproductibles pour de meilleurs résultats
C’est une perte de temps et de ressources de lancer de nouveaux processus ad hoc pour apprécier, hiérarchiser et agir sur chaque idée. Le SMI fournit un processus adapté à tous les secteurs d’activité et à votre rôle. Une fois la structure établie, les idées peuvent être acheminées à travers un entonnoir de différentes phases d’évaluation pour une mise en œuvre potentielle. La gestion des idées sécurise le processus, fournit les étapes à suivre et la confiance essentielle pour savoir si l’idée est réellement réalisable.
Comment mettre en place cette solution dans votre entreprise ?
Voici les étapes à suivre pour la mise en place d’un Système de Management des Idées dans votre entreprise.
La collecte d’idées
À première vue, il s’agit d’une étape accessible en termes de simplicité pour n’importe quel utilisateur. Les idées doivent pouvoir être soumises très facilement. L’idéal est de les classer en fonction de thématiques définies par la direction et de laisser les acteurs concernés ajouter leurs propres mots-clés. De ce fait, il sera plus facile de retrouver les idées.
L’enrichissement des idées
Il ne suffit pas de collecter des idées. Celles-ci doivent en effet pouvoir être enrichies de manière progressive. Un bon Système de Management des Idées doit ainsi permettre d’obtenir la même qualité qu’une séance de brainstorming. Plus important encore, il doit donner la possibilité aux utilisateurs physiquement éloignés (pays et fuseau horaire) de participer à la génération et à l’enrichissement des idées à travers des votes et des commentaires.
Identifier les idées semblables ou redondantes
Une personne peut penser qu’elle est la seule à avoir une idée d’innovation ou d’amélioration alors qu’il arrive que plusieurs aient la même pensée. Cela peut se produire sur une courte période, ou bien sur le long terme. Il est donc important de déterminer rapidement si l’idée a déjà été présentée ou s’il y a des idées similaires qui peuvent s’y rattacher.
L’évaluation des idées
À moins que vous ne soyez une très petite entreprise ou que les concernés ne génèrent que peu d’idées, il faut être prêt à filtrer. Il faut en effet que les idées reçues soient revues, évaluées et filtrées de manière logique et rationnelle. Pour ce faire, vous aurez besoin d’un outil de scoring afin de gagner du temps et ne pas vous surcharger.
Le suivi des idées
Avoir des idées innovantes est un bon départ, mais les mettre en œuvre et en assurer le suivi est une tâche laborieuse. C’est pourquoi vous devrez disposer d’un outil de suivi afin de surveiller de près cette étape et rendre compte de l’avancement de votre projet. En réalité, les employés peuvent perdre confiance dans la démarche et la direction s’ils constatent que leurs idées ne sont pas concrétisées.
Comme tout autre processus, le Système de Management des Idées a pour objectif d’atteindre les objectifs fixés et d’accroître l’efficacité. Des indicateurs prédéfinis vous aideront à évaluer les performances de chaque étape, et du système dans son ensemble. Quant au suivi, il est capital de communiquer régulièrement avec les parties prenantes sur la progression du projet et les résultats obtenus. Il s’agit d’une nécessité pour garantir l’implication des acteurs.
