Avec le digital qui ne cesse de progresser de jour en jour, il est désormais possible de valider, d’approuver le contenu d’un document, en plus d’authentifier l’auteur, par signature électronique. Il ne suffit pas uniquement de faire un traçage de signature manuscrite sur une tablette, mais vraiment de mettre en place tout un système de sécurité pour un traitement plus rapide et plus précis de certaines opérations. C’est en quelque sorte une sorte une solution de dématérialisation, qui ne requiert pas de documents physiques à signer. Allons faire un petit zoom sur le sujet.
Qu’est-ce qu’une signature électronique ?
Une signature électronique est une signature numérique qui sert de tampon, permettant d’authentifier de manière électronique certaines informations numérisées comme des courriers numériques, des macros, des documents électroniques.
C’est une authentification qui assure la confirmation du signataire, sans modification de contenu. La création d’une signature numérique requiert un certificat de signature prouvant votre identité.
Dans le cas où une personne transfert un document qui a été numériquement signé, le transfert inclut également le transfert du certificat et d’une clé publique. L’émission de ce certificat est faite par une autorité de certification, avec une possibilité de révocation à tout moment.
La durée de validité du certificat est de 1 an, avec un renouvellement possible une fois le délai écoulé. Vous pourrez également demander une nouvelle certification si besoin.
Une signature électronique : Un traitement de document plus sécurisé !
Une garantie d’authenticité
C’est une signature qui assure l’identité du signataire, garantissant une sécurité des informations partagées.
Un maintien d’intégrité
C’est une preuve que le contenu des documents n’a fait l’objet d’aucune modification ou changement quelconque à partir de la signature numérique.
Une possible falsification est alors improbable.
Une non-répudiation
C’est un terme qui signifie que le signataire assume entièrement son lien avec le document signé, prouvant à toutes les parties concernées de la nature et de l’origine des informations partagées.
Une valeur de notarisation électronique
Il se peut que certains fichiers Word, Excel ou Powerpoint avec signatures par serveur d’horodatage peuvent être valorisés de notarisation électronique.
Il est à noter qu’une signature électronique n’est valide que si le certificat associé n’est pas expiré avec une délivrance provenant d’une autorité de certification, elle n’est également valide que si le signataire est approuvé.
Comment se créer une signature électronique ?
Pour se créer une signature dans Word ou Excel, il faut :
- Positionner votre pointeur à l’emplacement souhaité ;
- Cliquer sur insertion dans la rubrique ligne de signature,puis ligne de signature Microsoft Office ;
- Entrer dans configuration de signature puis insérer les informations demandées : nom du signataire, fonction, adresse de courrier et instructions ;
- Activer la fonctionnalité rajout de commentaire et rajout de date.
Pour signer, il faut faire un clic droit dans la ligne de signature et cliquer sur signer. N’oubliez pas de rajouter votre nom dans la partie X. S’il s’agit d’une image, sélectionner une image pour l’insérer sur la partie souhaitée.
Comment signer numériquement un doc PDF ?
La signature d’un document PDF se fait par saisie, traçage ou insertion d’image de la signature manuscrite. Il est également possible de rajouter du texte comme votre nom, la société vous appartenant ou encore un titre et une date.
Une fois l’enregistrement effectué, la signature ainsi que le texte inséré se fusionneront parfaitement à votre document. Ce n’est pas bien compliqué !
S’il s’agit d’un accord, c’est-à-dire un courrier électronique partagé par un de vos collaborateurs. La signature peut se faire via Acrobat/Reader ou avec le lien inséré dans votre courrier électronique. N’hésitez pas à fouiller sir le web pour un tutoriel détaillé.
La signature numérique : Comment s’en servir ?
Utiliser la signature électronique est une solution plus rapide, réduisant les délais de transactions. Plus de taches manuelles qui prennent du temps. Il suffit de procéder à la signature de vos documents importants sans devoir les imprimer et les scanner une seconde fois.
Il est possible de savoir avec précision la personne ayant signé et la date exacte de la signature. C’est une alternative plus sécuritaire aux documents matérialisés.
Vous pouvez très bien utiliser la signature électronique dans la vie privée ou professionnelle :
- Les contrats de vente ;
- Les règlements ;
- Les accords de confidentialité ;
- Les documents ressources humaines ;
- Les formulaires divers, etc.
Il n’y a aucune limite à l’utilisation d’une signature numérique.
Qu’en est-il de la légalité ?
En France, l’utilisation d’une signature numérique est entièrement légale conforme au règlement N° 910/2014 de l’union Européenne, dans le cadre de l’identification électronique et les transactions électroniques.
C’est un acte qui offre une valeur probante à vos transactions commerciales sur tout le territoire français, sur le territoire européen et sur le plan international.
