Évolution rapide du travail à distance et de la communication virtuelle
En peu de temps, notre façon de travailler a connu une transformation radicale, poussée par une évolution rapide et inédite de notre environnement. Les bureaux traditionnels et les open-spaces ont cédé la place à un nouvel espace de travail virtuel, une métamorphose catalysée par la pandémie mondiale de la COVID-19. Le télétravail est devenu la nouvelle norme pour de nombreuses entreprises, grandes et petites, à travers les secteurs et les industries, la moto de cette nouvelle ère étant « zoomer » plutôt que de se réunir physiquement.
Alors que les individus, les équipes et les organisations s’adaptent à cette manière de travailler, mettant en place de nouveaux protocoles, de nouveaux processus et de nouvelles façons de communiquer et de collaborer, des questions inévitables émergent. Ce mode de travail va-t-il durer ? Les réunions virtuelles sont-elles vraiment efficaces ? Et surtout, sont-elles là pour rester ?
Les défis des réunions virtuelles
Les défis techniques rencontrés
Abordons d’abord les défis techniques. Ces défis se manifestent de différentes façons, depuis les problèmes de connexion Internet et les retards de communication jusqu’à des problèmes plus subtils et insidieux, comme les difficultés à ‘lire’ les signaux non verbaux d’interlocuteurs qui ne figurent que comme de petits carrés sur nos écrans. Qui n’a jamais vécu ce moment où une connexion instable crée des retards de communication, des voix robotisées et des visages figés en plein écran ? Ou encore ce moment d’incertitude où, après avoir posé une question ou fait une proposition, le silence s’installe – est-ce dû à un retard de connexion, ou bien votre point n’a-t-il pas été bien reçu ? N’hésitez pas à consulter ce site pour en savoir plus : cliquez là
L’impact sur la communication et l’esprit d’équipe
Ensuite, il y a l’impact humain et psychologique. Les interactions humaines sont riches, complexes et multidimensionnelles, et il est difficile de reproduire cette complexité dans un environnement virtuel. Qui pourrait prétendre que parler à un écran procure le même sentiment de connexion et d’engagement que de se retrouver en face à face avec quelqu’un ? La dynamique de l’équipe s’en trouve inévitablement affectée. Les réunions virtuelles peuvent manquer de spontanéité et d’immédiateté, et privent les individus de nombreux signaux non verbaux qui aident à comprendre et à interpréter les comportements des autres.
L’impact sur la productivité et la concentration des individus
Les réunions virtuelles peuvent également avoir un impact sur la productivité. Bien qu’elles offrent une alternative pratique et flexible pour rassembler des personnes situées dans des lieux différents, elles peuvent souvent devenir consommatrices de temps et d’énergie, parfois avec peu à montrer en termes de résultats concrets. De plus, la fatigue engendrée par les écrans et le phénomène désormais bien connu du « Zoom fatigue » mettent à mal la concentration des individus.
Vers une réinvention des modes de réunions
Le renouveau des réunions en face à face
Alors, qu’est-ce que l’avenir nous réserve ? Il y a ceux qui prônent un retour aux réunions en face à face dès que possible. Selon eux, malgré toutes les avancées technologiques, il n’existe pas de véritable substitut au contact humain direct. Le face-à-face permet une communication plus riche et plus complète, il favorise la connexion et la confiance, et il est souvent plus efficace pour résoudre des problèmes complexes, gérer des conflits ou stimuler la créativité.
L’approche hybride comme nouveau standard ?
D’autres voient un avenir hybride, où certains participants à une réunion seraient présents physiquement, tandis que d’autres se connecteraient à distance. Cette approche hybride présente de nombreux avantages potentiels. Elle permet d’équilibrer les avantages des réunions virtuelles (flexibilité, économie de temps et d’énergie liées aux déplacements…) avec ceux des réunions en face à face. En outre, elle peut contribuer à une plus grande égalité et inclusivité, en donnant la possibilité de participer pleinement aux personnes qui, pour diverses raisons (contraintes géographiques, familiales, de santé…) ne peuvent pas être présentes physiquement.
La réduction du nombre de réunions au profit de canaux de communication alternatifs
Ou alors, et si nous organisions simplement moins de réunions ? C’est une option qui gagne en popularité. De nombreuses entreprises commencent à explorer d’autres canaux de communication et modes de travail dans l’espoir de gagner en efficacité et en flexibilité. Cela pourrait signifier davantage de communication asynchrone, par le biais de plateformes de messagerie d’équipe ou d’outils collaboratifs. Ou encore des sessions de brainstorming spontanées, où l’on cherche moins à aboutir à une décision qu’à générer des idées et encourager la créativité.
Implications pour les dirigeants et managers
Faire évoluer le leadership et les compétences de gestion
Qu’est-ce que tout cela signifie pour les dirigeants et les managers ? Cela signifie qu’ils devront adapter leur leadership et leurs compétences de gestion à cette nouvelle réalité.
Que les équipes travaillent en face à face, en mode hybride ou qu’elles utilisent de nouveaux outils et processus de travail, l’essentiel est de pouvoir instaurer une communication claire, équitable et efficace, favoriser l’engagement et la motivation des équipes, et gérer de manière efficace la performance. Cela peut nécessiter de renforcer certains aspects du leadership, comme la capacité à inspirer et à motiver à distance, ou à gérer de manière trouvable les aspects pratiques et les aspects relationnels dans un contexte où le ‘non-dit’ et les signaux non verbaux peuvent passer inaperçus.
Favoriser l’adaptabilité et le bien-être au travail
Enfin, et peut-être surtout, il s’agira de favoriser l’adaptabilité et le bien-être au travail. Les réunions virtuelles ou hybrides, comme le télétravail en général, présentent des avantages, mais aussi des risques en termes de santé et de bien-être au travail. Des problèmes peuvent survenir, comme une frontière floue entre vie professionnelle et vie privée, une charge de travail excessive, des sollicitations constantes, un sentiment d’isolement ou de déconnexion, voire des risques pour la santé physique. En faisant du bien-être au travail une priorité stratégique, les dirigeants peuvent aider leurs équipes non seulement à surmonter ces défis, mais aussi à tirer pleinement parti des nouvelles manières de travailler.
Conclusion
Récapitulatif des grands thèmes abordés
En résumé, même si les réunions virtuelles ont permis de maintenir les entreprises en activité pendant une période incroyablement difficile, leurs limites sont de plus en plus apparentes. Que ce soit en termes de défis techniques, d’impact sur la communication et l’esprit d’équipe, ou d’effets sur la productivité et la concentration, les réunions virtuelles posent des défis complexes et multidimensionnels.
Prédiction sur le futur des réunions d’équipe et les pratiques de travail en général
En regardant vers l’avenir, il est probable que nous verrons un mélange de réunions en face à face, de réunions hybrides et d’un recours accru à d’autres canaux de communication et autres modes de travail. Quoi qu’il en soit, une chose est sûre : les dirigeants et les managers devront se montrer créatifs, flexibles et engagés pour naviguer dans cette nouvelle réalité, répondre aux attentes et aux besoins de leurs équipes et faire de leur entreprise un lieu de travail attractif et performant.
